【初心者向け】RPAとは？業務の自動化に使える？

RPA（アールピーエー）とは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、パソコンで行っている単調な作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のことです。

作業の自動化となると、VBAやプログラミングなどハードルが高いイメージがあるかもしれません。RPAはローコードで簡単に自動化可能であり、プログラミングの知識が無くても感覚的にフローを作成していく事が可能です。

RPAを導入すると、業務の効率化や生産性向上に加えて人的ミスも減らす事が出来
単調な作業から解放され、作業者の気持ちも非常に楽になります。

RPAは業務自動化に本当に使える？

RPAは色々ありますが、本当に業務に使えるのでしょうか？自動化への効果は？金額は？
私がまず最初に『RPA』という得体の知れないものを調べ出した時に、一番気になったのはそこでした。

RPAとAIやマクロの違い・デスクトップ型やサーバー型など、詳細に説明しているものはすぐに出てきますが初心者の私には難しすぎる内容で、本当に知りたい事はなかなか出てきませんでした。
(正直そんな事を知った所で、業務の自動化に繋がらないしというのが本音)

また、分かりやすそうなものを見つけても、本当に知りたいその先の事は有料。

そんな超初心者の不安だらけだった私が、最初に知っておきたかったなぁと思った事を
RPAに少しでも興味のある皆様へお伝えしたいと思います。

RPAが得意な事・苦手な事

得意な事

RPAが得意とする作業は以下のような作業です。

• 人の判断が不必要な単調な作業
• 同じ作業を大量に反復して行う作業
• 定期的に発生する作業
• 正確性を要する作業

苦手な事

RPAは複雑な作業や臨機応変に対応する必要のある作業は向いていません。

ただ、その部分のみ選択肢を設定したり、事前に選択して変数を設定し
あとは自動化するなど、フロー作成に慣れてきたら工夫次第で自動化可能です。

一気に自動化する事だけを目的とせず、細切れでも部分的に自動化するだけで
業務時間の削減は可能となります。

自動化の具体例

請求書の一括自動アップロード

基幹システムから請求書CSVデータを出力、webクラウドサービスへアップロードする。

各得意先への請求書CSVデータを出力し、指定フォルダ内へ保存。
クラウドサービスのwebサイトを立ち上げ、保存したCSVデータをアップロードします。
もし得意先によりPDF印刷やメール送付等追加で必要な作業があれば、それらも合わせて自動化可能です。

定型メールの一斉自動送信

Excelに送信先データを入力、そのデータを読み取ってOutlookで一括送信する。

Excelにメールアドレス・会社名・担当者名など、変更が必要な箇所を入力していき
そのデータを読み取ってOutlookで一括送信するフローを作成することができます。
会社名や担当者名に変更があった場合はフローの修正はせず、Excelデータのみの修正で良いため
都度フローの修正は必要なく楽に作業が行えます。

Excelシートから一部のデータのみを抽出、転記する

例えば毎日大量の売上データが各店舗から送信され、そのデータを人の手で転記している場合

Excelデータの〇列の〇行から〇行まで読み取り、指定した別ファイルの〇列の〇行から〇行へ転記
その転記したデータを保存可能です。
また、そのデータを毎日同じ宛名へ報告メールなどがあれば、そちらも合わせて自動化可能です。

大量のデータを人の手で転記すると、疲れ等で人的ミスが生じる可能性がありますが
自動化することによりミスを減らす事にも繋がります。

指定フォルダ内の指定ファイルを印刷・移動・保存

作業工程表の作成時に、注文があった品番のみのファイルを印刷する。

日々の注文の中で、受注した品番のExcelやCSVデータを出力し、それを基に
指定フォルダ内の指定したファイル(図面や作業工程表など)のみを全て印刷する。

webサイトを開き指定したページに移動

EDIシステムを開き、指定の作業を自動化する

webサイト上のEDIシステムを開き、「受注確認」や「納品書印刷」「出荷帳票作成」など
必要な作業のみを指定して自動化する事が可能です。
メール送付等追加で必要な作業があれば、それらも合わせて自動化可能となります。

基幹システムの定型作業

基幹システムを使用した日々の業務を自動化

「在庫管理」「会計管理」「売上管理」「生産管理」など、基幹システムを使用して
毎日行う定型作業も、人の判断が必要でない作業は自動化する事が可能です。

RPAツールの選択

Power Automate Desktop

私がオススメするRPAツールはMicrosoftのPower Automate Desktopです。

Power Automate Desktopとは、ワーク フローを自動化するツールであるMicrosoft Power Automate のデスクトップ型RPAツールです。

高価なRPAツールが多い中、無償で使える非常に魅力的なツールです。ただメリットだけではないのでどちらも合わせてご紹介します。

メリット

デスクトップ操作を自動化するための機能を持ちながら、Windows 10 および Windows 11 ユーザーであれば無償で利用することが可能です。

使い方も簡単で、画面左側に表示されたアイコン(アクション)をパズルのように組み合わせるだけで、自動化したい操作を組み立てることが可能です。
感覚的にフローを作成できるため、初心者の方にもオススメです。

デメリット

まず日本の会社ではないので、日本語表記がわかりにくいです。
ヘルプもありますが、見てもかなり分かりにくくて知りたい事は大抵書いてません。

無償版のデスクトップ型はスケジュール実行とトリガー実行ができません。
自分でスタートボタンを押す必要があります。

• スケジュール実行…〇時〇分になったらフローをスタートする機能
• トリガー実行………〇〇様からメールが来たらフローをスタートなど条件設定が可能な機能

本当に簡単？

初心者にもオススメ

例：メッセージを表示させる

まずは簡単な使い方を、VBAと比較していきます。

画像左側のようなExcel上にメッセージboxを表示させる為には
まず「開発」タブからVBEを開き、画像右側にあるようなマクロを作成して実行する必要があり
プログラミングの知識が必要となります。

次にPower Automate Desktopでフローを作成し、メッセージboxを表示させる方法です。

まずフロー作成画面左側にある「アクション」内の
①メッセージボックス　⇒　ダブルクリック
②メッセージを表示　　⇒　ダブルクリック
③表示されるメッセージへ表示させたい文を入力する
④保存をクリック
⑤フロー画面へ移動した事を確認し　⇒　【実行】をクリック

完了です！
初心者の方でプログラミングの知識がなくても、フロー作成は比較的簡単ではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回はRPAやPower Automate Desktopについて、初心者の方向けにご紹介しました。

全ての方が経費や予算に余裕があるわけではないと思いますので、一人でも多くの方にPower Automate Desktopの楽しさを知っていただき、業務自動化に取り組んで頂けたら嬉しいです。

次回は、Power Automate の使用に必要なMicrosoftアカウントの作成方法についてご紹介します。